Учет основных средств является важной задачей любого более-менее крупного предприятия. Сбор информации с помощью бумажных носителей и последующая сверка, обработка информации - достаточно трудоемкий процесс. Проведение инвентаризации вручную очень замедляет процесс, при этом сопровождается множеством ошибок и неточностей.

Эффективным способом решения проблемы учета основных средств является использование штрихового кодирования для автоматической идентификации объектов учета с помощью терминалов сбора данных и последующей компьютерной обработки данных. Мобильные терминалы сбора данных (portable data terminals) представляют собой портативные микрокомпьютеры или КПК, оснащенные лазерным сканером штрихового кода и, в основном, промышленным корпусом. Персоналу, при проведении инвентаризации основных средств, будет намного проще собирать точные данные, используя терминал, не будучи привязанными к сети или настольному компьютеру, и не проводя данную работу вручную.

Возможность мгновенного считывания и последующей передачи информации, заложенной в коде, делают применение штриховых кодов совершенно незаменимым для контроля и отслеживания наличия и передвижения основных средств и уменьшают время сбора данных и получения оперативных результатов в процессе сбора

Процесс инвентаризации начинается с маркировки основных средств. Материальные средства маркируются специальными самоклеящимися этикетками, содержащими уникальный штриховой код с внутренним учетным номером, а также текст или графику. На этикетке может размещаться информация о наименовании основного средства, департаменте, дата ввода в эксплуатацию, данные ответственного лица, логотип. Поскольку информация о материальных средствах индивидуальна, и каждый раз меняется, чаще всего она наносится сотрудниками предприятия самостоятельно с помощью специализированных принтеров штрих-кода (термотрансферных принтеров Zebra, Intermec). Промаркировать материальные средства этикетками можно единожды в момент старта проекта по автоматической инвентаризации, а потом каждый раз - в момент прихода актива.

В программном обеспечении создается справочник - база данных по основным средствам предприятия с внутренним учетным номером каждого инвентаря. Из учетной системы предприятия (1С, Navision, Axapta, SAP, Oracle) через коммуникационное устройство или по сети Wi-Fi в терминал сбора данных загружается справочник всех основных средств с уникальным штрих-кодом, а также (в будущем) учетные данные остатков ОС текущей инвентаризации. Инвентаризация чаще всего осуществляется по объектам. В качестве объектов могут быть  помещения, подразделения или конкретные ответственные лица, за которыми закреплено соответствующее имущество. В помещении может также размещаться этикетка с уникальным штрих-кодом помещения эксплуатации. В таком случае выбор объекта инвентаризации осуществляется считыванием этого штрих-кода.

В ходе инвентаризации штриховые коды с этикеток считываются терминалом, на экране которого отображается краткое описание материально средства и его штрих-код. В случае считывания штрих-кода, которого нет в справочнике терминала, выдается предупреждающее сообщение (в т.ч. звуковое). Возможна опция, когда оператор обнаружив плохую этикетку может отметить такое имущество, как требующее замены этикетки. Итоговые фактические данные инвентаризации передаются в учетную систему предприятия для анализа и формирования отчетности, ведомостей инвентаризации и инвентаризационных описей. А также могут сохраняться под указанным пользователем именем для последующего их просмотра и анализа. С помощью данных, считанных из терминала, возможно получать отчеты по одной или нескольким инвентаризациям и производить анализ результатов инвентаризации с помощью сравнительного отчета.

Много нюансов сопряжено с учетом истории ремонтов и проведении апгрейдов активов. Больше информации об этом читайте в разделе «Полезные материалы»   http://iterator.com.ua/ru/useful-info/171-asset-traking-spec

Описанный программный продукт для решения задач по инвентаризации основных средств с помощью терминалов сбора данных не ограничивается вышеперечисленным функционалом: поступление ОС, инвентаризация, перемещения между объектами, снятие с учета (списание, реализация), замена этикеток, инвентаризация активов, состоящих из нескольких компонентов. С помощью программного продукта – дизайнера компании Итератор Вы сможете легко сделать доработки,  сформировать своё специфическое приложение для инвентаризации.