В основе автоматизированной системы учета посетителей выставки лежит использование технологии штрихового кодирования и оборудования автоматической идентификации (терминалов сбора данных, сканеров штрих-кода, принтеров штрих-кода).
Специфика регистрации посетителей выставки в том, что существуют пики в часы открытия выставки, когда нужно максимально быстро обслуживать клиентов. Поиск данных ручным способом существенно замедляет процесс регистрации и создаёт условия для образования очередей. Автоматизированная система позволяет отказаться от ручного ввода информации для заранее зарегистрированных в on-line гостей, либо гостей получивших персонализированное приглашение.

Система функционирует следующим образом:
Организатор проводит предварительную регистрацию на выставку (например, через web), собирая информацию обо всех посетителях в базу данных. Посетитель регистрируется через сайт, а после окончания регистрации распечатывает себе приглашение с индивидуальным штрих-кодом. Бейджи печатаются организатором заранее типографским способом, а после на них наносится самоклеящаяся этикетка с информацией о посетителе и уникальным штрих кодом, присвоенным приглашённому гостю из базы данных (для печати этикеток со штрих-кодом Вы можете взять у нас в аренду принтер штрих-кода).
Во время регистрации, персонал выставки считывает сканером (его тоже можно взять в аренду) штрих код с распечатанного пользователем пригласительного билета и в считанные секунды идентифицирует посетителя. Посетителю выдается именное удостоверение – бейдж, с нанесённым штрих-кодом (возможна выдача бейджа после оплаты). После этого организатор считывает штрих-код с полученного бейджа. Если на регистрацию пришел гость, которого нет в базе, сначала информация о нём вносится в базу, после этого на принтере штрих-кодов печатается этикетка и наклеивается на бейдж. Благодаря считыванию индивидуальных штрих-кодов организатор получает точную базу данных о посетителях. Вход на мероприятие разрешается после предъявления бейджа охранникам. Возможна и другая схема регистрации.
Кроме ускорения процесса регистрации, с помощью штрих-кода можно проводить анализ посетителей презентаций компаний, конференций, сессий, а также осуществлять оперативный контроль передвижений посетителей. Для этого персонал выставки считывает штрих-код на бейдже посетителя терминалом сбора данных на входе в залы конференций, сессий.
Штриховое кодирование и терминалы сбора данных многократно ускоряют процесс регистрации и сбора информации о посетителях, осуществляют контроль передвижений посетителей.